गृहनिर्माण संस्था आणि सचिव (सेक्रेटरी)

गृहनिर्माण संस्थेत संचालक हे संस्थेचे ब्रेन असले तरी सेक्रेटरी हे त्याचे कान, डोळे आणि हात असतात, या वाक्याने आपण सेक्रेटरीचे महत्त्व स्पष्टपणे समजू शकतो. सहकार संस्थेच्या कायद्यानुसार सेक्रेटरी नेमणूक करणे सक्तीचे असते. गृहनिर्माण संस्थेत प्रशासकीय कामे करण्यासाठी सचिवाची नेमणूक केली जाते. सदर लेखात खास आपणासाठी सचिवाची कार्ये काय असतात याची माहिती देत आहे.

सचिवाची कार्ये: १) प्रशासकीय कार्य:

आवक व जावक पत्रव्यवहार सांभाळणे, रोख आणि बँकेचे व्यवहार करणे, संस्थेत जमा होणारी रक्कम, संस्थेचा होणारा खर्च याची नोंद ठेवणे, कार्यालयीन कामांचे नियोजन व त्यामध्ये समन्वय साधणे, आवश्यक पत्रव्यवहार करणे, महत्वाच्या कागदपत्रांचे नस्तीकरण करून सर्व पुस्तके जपून ठेवणे. सदर कागदपत्रे उपलब्ध करण्याची जबाबदारी सचिवाची असते. तसेच कामकाज सुरळीत व सक्षमपणे होत आहे याची दक्षता घेणे.

२) हिशेब व हिशेबतपासणी चोख ठेवणे:

संस्थेचा हिशेब ठेवणे, आर्थिक व्यवहारासंबंधीची बिले, खर्चाच्या पावत्या, बँकेचे पासबुक अपडेट ठेवणे. जमाखर्चाची खाती नियमित बनविणे, त्याचबरोबर संस्थेचा राखीव निधी, गुंतवणूक या सर्व आर्थिक पात्रांची नोंद ठेवणे, संस्थेचे अंदाजपत्रक तयार करून व्यवस्थापन समितीपुढे चर्चेसाठी ठेवून त्यास मंजुरी घेणे, तसेच आर्थिक वर्ष संपल्यानंतर संस्थेने नियुक्त केलेल्या हिशेब तपासनीसाकडून तपासणी करून घेणे व सदर अहवाल अधिमंडळाच्या सर्वसाधारण सभेपुढे मान्यतेसाठी ठेवणे.

३) कायद्यातील तरतुदींची पूर्तता:

सहकार कायद्यातील तरतुदीनुसार वैधानिक पुस्तके, भाग नोंदवही, ठेव नोंदवही, सभासद नोंदवही, हिशेब तपासणीवेळी उपलब्ध करून देणे. आर्थिक वर्ष संपल्यानंतर ४५ दिवसात आर्थिक कागदपत्रे, विविध विविरणपत्रे, निवेदने, अहवाल तयार करणे व संबधित नोदणी अधिकारी यासकडे नियमित पाठविणे.

४) सभेसंबंधी कार्ये:

व्यवस्थापन समिती तसेच सभासदांच्या अधिमंडलाच्या सभा अध्यक्षांच्या मान्यतेने घेणे, सभेपूर्वी सभेची सूचना, कार्यक्रम पत्रिका तयार करणे, सभेसंबंधी लागणारी कागदपत्रे , दस्तऐवज तयार करणे, संबंधित व्यक्तींना ठराविक कालावधीत पाठविणे, सभा सुरु झाल्यानंतर सभेसाठी आवश्यक असणारी गणसंख्या सभेला आहे किंवा नाही हे पाहणे. सभेच्या अध्यक्षांना सभा चालू असताना मदत करणे. मतदानासंबधीचे कामकाज पार पाडणे, सभेचे टिपण ठेवणे, सभा संपल्यानंतर ३० दिवसांच्या आत सभेचे इतिवृत्त लिहून त्यावर अध्यक्षाची सही घेणे.

५) सभासादाबाबतची कार्ये:

सभासदांच्या पात्रांना उत्तरे देणे, सभासदांचे अर्ज स्वीकारणे, भाग भांडवलाचे हस्तांतरणाचे अर्ज व्यवस्थापन समितीपुढे सादर करणे, सभासदांकडून सभासद शुल्क स्वीकारणे, आर्थिक कागदपत्रे व संचालकांचा अहवाल सदस्यांना योग्य कालावधीत पाठविण्याचे कार्ये सचिवास करावी लागतात.

६) व्यवस्थापन समितीसंबधी कार्ये:

व्यवस्थापन समितीने घेतलेल्या निर्णयाची अमलबजावणी करणे, सर्व सभांना उपस्थित राहणे व सभेत घेतलेले निर्णय संबधितांना कळविणे, सेवक वर्ग व व्यवस्थापन समिती यामध्ये सलोख्याचे संबंध ठेवण्याचे कार्ये.

— अ‍ॅड. विशाल लांजेकर.